Hilfe & Anleitung

1. Schnellstart

1. 01
   Vorlage ausfüllen – CSV-Vorlage herunterladen, eine Zeile je beschäftigter Person mit Jahreswerten. Ein eigener Export aus Excel, DATEV oder Personio geht auch (so geht's).
2. 02
   Hochladen – die Datei im Rechner ablegen oder auswählen. Sie wird nur in Ihrem Browser gelesen. Zum Ausprobieren gibt es eine Beispieldatei.
3. 03
   Zuordnen – prüfen, welche Spalte was enthält. Pflicht sind Geschlecht, Grundentgelt und Arbeitszeit. Bei der Arbeitszeit wählen Sie Wochenstunden, Anteil 0–1 oder Prozent.
4. 04
   Prüfen – Zeilen mit Fehlern werden nicht berechnet, Hinweise sind nur Plausibilitätsprüfungen. Korrigieren Sie am besten die Datei und laden Sie sie erneut hoch.
5. 05
   Ergebnis – die Vorschau zeigt mittleres und Median-Entgeltgefälle kostenlos. Der Vollbericht (alle Kennzahlen a–g, Druckbericht, CSV-Export, Vorlagen) wird mit einem Lizenzschlüssel freigeschaltet.

Gut zu wissen: Ihre Daten werden nirgends gespeichert, auch nicht im Browser. Wenn Sie die Seite neu laden oder schließen, laden Sie die CSV-Datei einfach erneut hoch.

2. CSV vorbereiten

Welche Spalten?

Die Spaltennamen müssen nicht genau so heißen – der Rechner erkennt übliche Überschriften und Sie können die Zuordnung in Schritt 03 ändern. Weitere Spalten stören nicht. Alle Geldbeträge sind Jahreswerte brutto für den Bezugszeitraum (z. B. das Kalenderjahr), keine Monatswerte.

Personalnummer;Geschlecht;Grundentgelt_jährlich;Variable_Bestandteile_jährlich;Wochenstunden;Kategorie
P-001;w;48.000,00;2.500,00;40;EG 7
P-002;m;50.400,00;;40;EG 7
P-003;w;24.000,00;800,00;20;EG 7

Aus Excel als CSV speichern

• Excel (Windows und Mac): Datei → Speichern unter → Dateityp „CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt)“. Das ältere „CSV (Trennzeichen-getrennt)“ funktioniert ebenfalls. Excel speichert nur das gerade geöffnete Tabellenblatt.
• LibreOffice / OpenOffice: Datei → Speichern unter → „Text CSV (.csv)“, Zeichensatz UTF-8, Feldtrenner Semikolon.
• Google Tabellen, Numbers: als CSV herunterladen bzw. exportieren.

Semikolon, Komma oder Tabulator als Trennzeichen erkennt der Rechner selbst, ebenso deutsche und englische Zahlenschreibweise und „€“. Formeln brauchen Sie nicht aufzulösen – in der CSV-Datei stehen ohnehin nur die Werte. Eine .xlsx-Datei direkt hochzuladen geht nicht; bitte erst als CSV speichern.

Export aus DATEV, Personio und anderen Systemen

Sie brauchen eine Auswertung mit einer Zeile je Person und den Jahressummen für den Bezugszeitraum. Je nach System heißt das z. B. Lohnjournal, Jahreslohnkonto, Gehaltsliste oder benutzerdefinierter Bericht; Menüs und Namen unterscheiden sich je nach Version und Einrichtung. Fragen Sie im Zweifel Ihre Lohnabrechnung oder Ihr Steuerbüro nach einem CSV- oder Excel-Export mit diesen Spalten. Fehlt etwas (z. B. die Kategorie), ergänzen Sie es in Excel und speichern dann als CSV.

Wochenstunden, Stellenanteil oder Prozent?

Alles drei geht. In Schritt 03 wählen Sie bei der Arbeitszeit Wochenstunden (z. B. 40 oder 19,5), Anteil 0–1 (Vollzeit = 1, halbe Stelle = 0,5) oder Prozent (Vollzeit = 100). Bei Anteil und Prozent geben Sie zusätzlich an, wie viele Wochenstunden einer Vollzeitstelle entsprechen (voreingestellt: 40). Der Rechner schlägt die Einheit anhand der Werte vor – bitte kurz prüfen. Maßgeblich sind die vertraglichen Stunden, keine Überstunden. Haben sich die Stunden im Jahr geändert, nehmen Sie z. B. den Durchschnitt.

Beschäftigtenkategorien festlegen

Eine Kategorie fasst Beschäftigte zusammen, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten – z. B. eine Entgelt- oder Tarifgruppe oder eine Job-Familie mit Stufe. Sie legen die Kategorien fest; gapsense übernimmt sie unverändert und beurteilt die Gleichwertigkeit nicht. Tipps:

• Schreiben Sie gleiche Kategorien immer genau gleich – „EG 7“ und „EG7“ sind für den Rechner zwei Gruppen.
• Sehr kleine Kategorien sind wenig aussagekräftig (siehe kleine Gruppe).
• Ohne Kategorie-Spalte wird die gesamte Belegschaft als eine Gruppe ausgewertet.

divers und keine Angabe

Tragen Sie „d“, „divers“, „x“ oder „keine Angabe“ ein. Diese Personen werden gezählt und im Bericht ausgewiesen, aber nicht in das Gefälle eingerechnet, weil die Richtlinie das Gefälle zwischen Frauen und Männern definiert. Eine leere Zelle gilt dagegen als Fehler – schreiben Sie „keine Angabe“, wenn es keine gibt.

Eintritt oder Austritt im Laufe des Jahres

Rechnen Sie das Entgelt auf ein volles Jahr hoch: Wer 6 Monate beschäftigt war und 24.000 € Grundentgelt erhalten hat, steht mit 48.000 € in der Datei. Variable Bestandteile rechnen Sie genauso hoch. So passen Entgelt und Wochenstunden zusammen.

Monats- statt Jahreswerte

Der Rechner erwartet Jahresbeträge. Enthält eine Spalte Monatswerte (z. B. „Monatsgehalt“), erkennt der Rechner das an der Überschrift und schlägt in Schritt 03 „Monatswerte ×12 umrechnen“ vor – prüfen Sie das Häkchen. Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld gehören als Jahresbetrag in die Spalte der variablen Bestandteile.

Überstunden und Zuschläge

Vergütete Überstunden, Schicht- und Nachtzuschläge sind Entgelt und gehören zu den ergänzenden oder variablen Bestandteilen. Als Arbeitszeit tragen Sie die vertraglichen Wochenstunden ein. Gehen Sie für alle Beschäftigten gleich vor und halten Sie fest, wie Sie es gemacht haben.

Sachleistungen

Zum Entgelt gehören auch Sachleistungen (Art. 3 Abs. 1 Buchst. a der Richtlinie), z. B. ein Dienstwagen zur privaten Nutzung (geldwerter Vorteil), Jobticket oder Essenszuschuss. Tragen Sie den jährlichen Geldwert in die Spalte der ergänzenden oder variablen Bestandteile ein.

3. Fehlermeldungen und Hinweise

Fehler schließen eine Zeile von der Berechnung aus. Hinweise sind Plausibilitätsprüfungen – die Zeile wird trotzdem berechnet. Die Meldungen stehen im Rechner wörtlich so wie hier (Zahlen und Werte aus Ihrer Datei sind durch … ersetzt).

Beim Hochladen

Beim Zuordnen

Fehler in einzelnen Zeilen

Hinweise (Zeile wird berechnet)

Vor dem Berechnen

4. Ergebnisse verstehen

Alle Gefälle werden so gerechnet: (Männer − Frauen) ÷ Männer. Ein positiver Wert bedeutet: Das durchschnittliche Entgelt von Frauen liegt unter dem von Männern; bei einem negativen Wert liegt es darüber.

a Mittleres Entgeltgefälle

Durchschnitt des Gesamtentgelts (Grundentgelt + variable Bestandteile) von Frauen und Männern im Vergleich.

b Mittleres Gefälle bei variablen Bestandteilen

Wie a, aber nur für Boni, Prämien, Zulagen – verglichen werden nur Personen, die solche Bestandteile erhalten.

c Median-Entgeltgefälle

Der mittlere Wert, wenn man alle Entgelte sortiert. Einzelne sehr hohe oder niedrige Gehälter verschieben ihn kaum.

d Median-Gefälle bei variablen Bestandteilen

Wie c, nur für variable Bestandteile und deren Empfängerinnen und Empfänger.

e Anteil mit variablen Bestandteilen

Wie viel Prozent der Frauen und wie viel Prozent der Männer überhaupt variable Bestandteile erhalten.

f Entgeltquartile

Alle werden nach Stundenentgelt sortiert und in vier gleich große Gruppen geteilt; gezeigt wird der Anteil von Frauen und Männern in jeder Gruppe.

g Gefälle je Beschäftigtenkategorie

Das Gefälle innerhalb jeder Ihrer Kategorien, getrennt nach Grundentgelt und variablen Bestandteilen.

Je Stunde oder je Jahr?

Standard ist das Bruttostundenentgelt = Jahresentgelt ÷ (vertragliche Wochenstunden × 52). So erzeugt Teilzeit allein kein Gefälle. Im Vollbericht können Sie auf „je Jahr“ umschalten – dann sehen Sie die Bruttojahresentgelte, in denen Teilzeit sich niederschlägt. Die Markierung ≥ 5 % richtet sich immer nach dem Stundenentgelt.

„kleine Gruppe – manuell prüfen“

Bei weniger als drei Frauen oder Männern in einer Kategorie werden für diese Kategorie weder Euro-Durchschnitte noch das Gefälle ausgewiesen, damit keine Rückschlüsse auf einzelne Gehälter möglich sind (Art. 12 RL). Statt einer Zahl steht dort „– (n < 3)“. Ob nach Art. 10 eine gemeinsame Entgeltbewertung nötig ist, müssen Sie für solche Kategorien selbst anhand der Einzelfälle prüfen.

„nicht berechenbar“

Es fehlt eine der beiden Vergleichsgruppen – z. B. gibt es in einer Kategorie nur Männer, oder keine Frau erhält variable Bestandteile. Die Quartile (f) brauchen mindestens vier Personen. Ein Gefälle von 100 % wird in diesen Fällen bewusst nicht angezeigt.

Markierung „≥ 5 % · Art. 10“

Kategorien, in denen das mittlere Stundenentgelt von Frauen und Männern um mindestens 5 % abweicht, werden markiert: „Abweichung ≥ 5 % – nach Art. 10 ggf. gemeinsame Entgeltbewertung erforderlich, wenn der Unterschied nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien gerechtfertigt ist und nicht binnen sechs Monaten nach Vorlage des Berichts behoben wurde (gilt für berichtspflichtige Arbeitgeber).“ Die Markierung ist ein rechnerischer Hinweis, keine rechtliche Bewertung. Ob ein Unterschied gerechtfertigt ist, prüfen Sie. Ungerundet gilt: 4,96 % wird als 5,0 % angezeigt, aber nicht markiert.

divers / ohne Angabe

Diese Personen sind gezählt und im Bericht ausgewiesen, aber nicht im Gefälle enthalten (siehe oben). Zeilen mit Fehlern erscheinen als „ausgeschlossen“.

Die vollständige Methodik steht in jedem Bericht im Anhang.

5. Bericht, PDF, CSV-Export und Vorlagen

Bericht drucken oder als PDF speichern

Tragen Sie im Vollbericht Unternehmen und Bezugszeitraum ein und klicken Sie auf „Bericht drucken / als PDF speichern“. Gedruckt wird nur der Bericht (A4 hoch), nicht die Website. Im Druckdialog:

Barrierearmes PDF: Für ein PDF mit Dokumentstruktur (Überschriften, Tabellen, Alternativtexte – wichtig für Screenreader) speichern Sie am besten mit Chrome oder Edge: Sie erzeugen ein „getaggtes“ PDF. Ob andere Browser diese Struktur mitspeichern, hängt von Browser und Version ab.

Die Bezeichnungen können je nach Browserversion leicht abweichen. Fehlen im PDF die farbigen Balken, ist die Option für Hintergrundgrafiken aus. Am besten drucken Sie am Computer.

Kennzahlen als CSV

„Kennzahlen als CSV“ lädt alle Kennzahlen als Tabelle herunter – mit Semikolon und Dezimalkomma, sodass ein Doppelklick sie in deutschem Excel richtig öffnet. Leere Zellen bedeuten „nicht berechenbar“ oder „nicht ausgewiesen“ (weniger als drei Personen); der Grund steht in der Spalte daneben.

Vorlagen

Das Vorlagenpaket enthält ein Begleitschreiben an die Behörde, eine Checkliste für die gemeinsame Entgeltbewertung (Art. 10) und eine Antwort auf Auskunftsersuchen (Art. 7), jeweils mit Ihren Kennzahlen vorausgefüllt. HTML öffnen Sie im Browser oder in Word, Markdown in jedem Texteditor. Platzhalter stehen in [eckigen Klammern]. Die Vorlagen sind unverbindlich und keine Rechtsberatung.

Alles entsteht in Ihrem Browser. Speichern Sie PDF, CSV und Vorlagen ab – nach dem Neuladen der Seite müssen Sie die Daten sonst erneut hochladen.

6. Kauf & Lizenz

Eine Lizenz gilt für ein Unternehmen, 12 Monate ab Kauf, für beliebig viele Berichte in bis zu 3 Browsern bzw. Geräten. Einmalkauf über Polar (Merchant of Record), kein Abo. Die vollständigen Bedingungen stehen unter Hinweise & AGB.

Freischalten klappt nicht

Gut zu wissen

7. Datenschutz in Kürze

• Ihre Beschäftigtendaten verlassen nie Ihren Browser. Die CSV-Datei wird nur auf Ihrem Gerät gelesen und berechnet – kein Upload, keine Speicherung.
• Übertragen wird nur der Lizenzschlüssel (und eine technische Aktivierungs-ID), wenn Sie den Vollbericht freischalten: an unseren Server, der ihn bei Polar prüft.
• Im Browser gespeichert werden nur ein verschlüsseltes Lizenz-Cookie (für Skripte nicht lesbar), ein Hinweis auf die Lizenz (gekürzter Schlüssel, Ablaufdatum) und Ihre Wahl hell/dunkel – keine Beschäftigtendaten.
• Reichweitenmessung ohne Cookies: Ein selbst betriebenes Plausible Analytics zählt Seitenaufrufe und einige Bedienschritte (z. B. „Berechnet“, „Bericht gedruckt“) – ohne Beschäftigtendaten, Ergebnisse oder Dateinamen. Abschalten: Datenschutzerklärung, Abschnitt 5.

Ausführlich: Datenschutzerklärung.

8. Immer noch Hilfe nötig?

Schreiben Sie uns per E-Mail an support@gapsense.eu oder über unser Kontaktformular (öffnet bei Zoho Forms in einem neuen Tab). Damit wir schnell helfen können, nennen Sie bitte:

• Browser und Gerät, z. B. „Edge auf Windows 11“
• den Schritt (01 Vorlage … 05 Ergebnis) oder „Freischalten“ / „Drucken“
• die Meldung im genauen Wortlaut (kopieren)
• bei Fragen zum Kauf: die E-Mail-Adresse, mit der Sie gekauft haben

Bitte senden Sie uns niemals Ihre CSV-Datei, Gehälter, Namen oder Screenshots mit Beschäftigtendaten. Für ein Datenproblem genügen Zeilennummer, Feld und Meldung – oder eine Beispielzeile mit erfundenen Werten. Den vollständigen Lizenzschlüssel brauchen wir nicht.